Welke AI-functies heeft SpinOffice en wat kan ik ermee?

SpinOffice bevat AI-functies die u helpen om e-mails sneller op te stellen en te verwerken. De AI ondersteunt; u houdt altijd de regie en bepaalt zelf wat er wordt verstuurd. De functies vallen uiteen in twee delen: AI bij het opstellen van e-mails (SmartMail) en AI bij binnenkomende e-mail.

SmartMail: bij het opstellen van een e-mail

SmartMail verbetert en herschrijft uw eigen tekst. U typt uw e-mail in het inhoud-blok van een sjabloon en kiest vervolgens een variant: een verbeterde versie, een formele toon of een informele toon. Met Pas toe plaatst u de gekozen variant in uw tekst; met Zet terug keert u terug naar uw originele tekst. SmartMail is gratis beschikbaar voor alle SpinOffice-gebruikers.

AI bij binnenkomende e-mail

Bij een binnengekomen bericht ziet u in het Postvak IN onder het onderwerp een oranje lijn met pictogrammen. Die geeft aan dat er AI-functies beschikbaar zijn voor die e-mail. U heeft drie opties:

• AI-antwoord: SpinOffice maakt een passend conceptantwoord op basis van de ontvangen e-mail. U kunt dit direct gebruiken of eerst aanpassen.
• SmartReply: u geeft in één zin aan hoe u wilt reageren, bijvoorbeeld "Bedanken en aangeven dat ik later deze week reageer". SpinOffice maakt hier een volledig conceptbericht van.
• AI-samenvatting: bij een lange e-mail maakt de AI een korte samenvatting, zodat u snel de kern ziet.

Wat de AI niet doet

• De AI werkt niet automatisch op de achtergrond. Hij wordt alleen actief wanneer u er zelf voor kiest, en berichten worden nooit automatisch verstuurd.
• SpinOffice biedt geen chatbot of AI-agent voor uw website. Wilt u websitebezoekers met AI te woord staan, dan heeft u daarvoor een aparte oplossing nodig.

Privacy en beveiliging

De AI-functies werken via een gecontroleerde koppeling met OpenAI. Uw CRM-data blijft gescheiden; prompts en resultaten worden niet opgeslagen of gebruikt voor het trainen van modellen, en alle communicatie verloopt via versleutelde SSL/TLS-verbindingen. Plaats geen zeer gevoelige informatie in prompts en controleer altijd het resultaat. Meer hierover staat in het AI-gebruiksbeleid.

Uitschakelen

Wilt u de AI-functies om beveiligingsredenen niet beschikbaar maken binnen uw organisatie, dan kan een SuperAdmin dit uitzetten via Beheer → CRM-voorkeuren. Zie het aparte artikel Hoe zet ik de AI-functionaliteiten uit/aan voor mijn bedrijf?

In ontwikkeling

SpinOffice werkt aan verdere AI-toepassingen, zoals het signaleren van slapende klanten en tips voor leadopvolging, met als ambitie een proactieve CRM-assistent. Dit is nog in ontwikkeling en geen toezegging over wat of wanneer iets beschikbaar komt.