Mijn uitgaande e-mail komt in de SPAM-folder van mijn ontvanger terecht. Hoe zorg ik ervoor dat ze veilig worden verzonden?

Alle uitgaande mail die wordt verstuurd vanuit SpinOffice wordt via onze SMTP mailserver verzonden. Steeds vaker controleren mailclients bij het ophalen van mail of de afzender wel de rechtmatige eigenaar van het domein is. Wanneer ze dit niet kunnen controleren, markeren ze de mail als SPAM. De kans is dus groot dat dit de reden is waarom uw verzonden berichten bij de ontvanger in SPAM terecht komt.

Hoe kunt u dit voorkomen? Door het toevoegen van onze mailserver als zogenoemd 'SPF-records' in de DNS settings van uw domein. Hiermee geeft u aan dat onze mailserver een 'veilige verzender' van uw mailberichten is.

SPF-records aanpassen

Kunt u zelf inloggen binnen uw domeingegevens? Ga dan naar de DNS settings. Heeft u een externe domeinbeheerder, die weet precies hoe en waar het moet worden aangepast. 

De SPF-records worden ingesteld in de DNS settings van de domeinnaam. Er zijn twee mogelijke opties:

1. Uw domein heeft nog geen SPF-record

Maak een nieuw TXT record aan en plak de volgende regel in het tekstvak:

v=spf1 include:spf.spinoffice-crm.com -all

2. Uw domein heeft wel al een SPF-record

Voeg de volgende tekst toe aan het TXT record:

include:spf.spinoffice-crm.com

Nadat u de wijziging heeft aangebracht, zullen deze binnen 24 uur actief zijn. Vanaf dat moment wordt uw uitgaande mail vanuit SpinOffice als 'veilig' gezien.

Probleem niet verholpen?

Blijft uw uitgaande mail daarna nog steeds als SPAM verzonden worden, dan is er iets anders aan de hand. Neem dan contact met ons op. Wij zullen een analyse doen a.d.h.v. een SPAM-report van een ontvanger.