Sjabloonbeheer (2)

In de gratis limited versie van SpinOffice zijn er twee MS Word document sjablonen beschikbaar. Deze sjablonen kunnen gevuld worden met tekstvelden uit SpinOffice. In the Pro versie kunt u sjablonen bewerken, kopiëren of nieuwe sjablonen toevoegen/importeren. Document sjablonen gebruiken: Ga naar de relatie voor wie u een document sjabloon wilt maken. Klik op het kleine grijze pijltje naast het document icoon in de toolbar. Kies het gewenste sjabloon.  Het document wordt automatisch aangemaakt en geopend in MS Office en de inhoud kan worden aangepast. Indien u het opslaat wordt het document weer geüpload naar SpinOffice, waar de laatste versie wordt opgeslagen. Ga naar het archief van de relatie om het document te vinden. Document sjablonen beheren (in Pro-versie): Via menu-optie Beheer -> Document sjablonen. Bestaande document sjablonen bewerken: In het sjabloonbeheer, kies 'Open' bovenaan het scherm. Selecteer het document sjabloon naar keuze en klip op de link om het sjabloon te openen. Pas de tekst naar wens aan en update de bestaande bladwijzers (zie hieronder Gebruik Bladwijzers) Nieuwe document sjablonen maken: Kies een bestaand sjabloon en gebruik deze als basis voor een nieuw document sjabloon. U hoeft het document niet te openen, maar kies 'Opslaan als' in de SpinOffice menubalk. Geef het document sjabloon een nieuwe naam in en druk op 'Opslaan'. U kunt ook een MS Word-document importeren en dat document gebruiken als sjabloon in SpinOffice. Om dit te doen, kiest u 'Importeren' in het menu en sla het vervolgens op in SpinOffice. Gebruik vervolgens bladwijzers om SpinOffice te vertellen waar informatie uit SpinOffice geplaatst moet worden. Lees meer over bladwijzers hieronder. Gebruik Bladwijzers (=Bookmarks) in document sjablonen: Bladwijzers worden in MS Word gebruikt om te verwijzen naar een locatie in een document. SpinOffice kan deze bladwijzers gebruiken en er vervolgens gegevens uit de database neerzetten. De beste manier om dit te doen is: Voeg tekst toe in het document (bijv. Voornaam) Markeer de tekst Kies Invoegen -> Bladwijzers in het menu van MS Word Voer de gewenste bladwijzer in (zie lijst hieronder) Sla het document op Wanneer u het document sjabloon nu oproept vanuit SpinOffice dan wordt de ingevoerde tekst vervangen door de gewenste data uit SpinOffice. Let op: elke bladwijzer kan maar eenmaal gekozen worden. Address Bladwijzer Beschrijving Address_line1 Address line 1 Address_line2 Address line 2 Address_line3 Address line 3 Address_street Address street Address_street_number Address street number Address_Zipcode Address zipcode Address_City Address city Address_Country Address counry Address_incl_initials Address including initials + lastname Contactinformatie Bladwijzer Beschrijving Firstname Firstname of the contact Lastname Lastname of the contact Lastname_incl_prefix If lastname has a prefix, this is added Lastname_incl_initials Initials and lastname Line_Attention To the attention of line Contact_type Contact type Info_1 Contact info_1 (= by default "job title") Info_2 Contact info_2 Info_3 Contact info_3 Info_4 Contact info_4 Info_5 Contact info_5 Info_6 Contact info_6 Info_7 Contact info_7 Info_8 Contact info_8 Info_9 Contact info_9 Info_10 Contact info_10 Info_11 Contact info_11 Info_12 Contact info_12 Info_13 Contact info_13 Info_14 Contact info_14 Info_15 Contact info_15 Info_16 Contact info_16 Info_17 Contact info_17 Info_18 Contact info_18 Info_19 Contact info_19 Info_20 Contact info_20 Number_mobile Contact mobile nr Number_private Contact private nr Number_work Contact work nr Number_fax Contact fax nr Email Contact e-mail address DebitorNr Number 1 CreditorNr Number 2 Date Contact date of birth Dear Dear contact… Address Contact complete address Address_incl_attention Contact address incl. attn Project_description Project description Project_type Project type Project_code Project activity code File_description File description File_type File type Gebruikersinformatie Bladwijzer Beschrijving My_signature User signature My_firstname User firstname My_lastname User lastname My_mobile User mobile My_info_1 User info_1 My_info_2 User info_2 My_info_3 User info_3 My_info_4 User info_4 My_info_5 User info_5 My_info_6 User info_6 My_info_7 User info_7 My_info_8 User info_8 My_info_9 User info_9 My_info_10 User info_10 My_email User mail address Divere Bladwijzer Beschrijving AccManager Contact account manager AccManagerSignature Account manager signature Today Todays date

Het is mogelijk om (een ongelimiteerd aantal) e-mailsjablonen te maken en te gebruiken. Ga naar menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailsjablonen. Kies een van de twee volgende opties: Nieuw: maak nieuwe sjablonen op basis van de standaardsjabloon. Wat is het standaardsjabloon? Zie hieronder:  Vul het sjabloon met mail-merge velden als bijvoorbeeld «Mijn E-mail», «Mijn Voornaam», «Mijn Achternaam», «Mijn Bedrijf» en «Mijn Functie». Indien gereed, klik op 'Opslaan'. Open: open een bestaand sjabloon om de inhoud ervan aan te passen. Als u klaar bent, klikt u op 'Opslaan'. Kies 'Bewerken' om het onderwerp, enkele voorkeuren in te stellen en bijlagen toe te voegen en te bepalen onder welk sjabloontabblad de sjabloon moet worden opgeslagen. Klik op ‘Opslaan’ als u klaar bent en sluit deze sectie voor het maken van sjablonen. Mail-merge van persoonlijke gegevens voor e-mail handtekening Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen om alle persoonlijke informatie compleet te hebben. Alle informatie hier ingevuld kan namelijk gebruikt worden als mail-merge veld in het sjabloonbeheer scherm. Indien u een logo heeft geüpload, wordt deze toegevoegd aan het standaardsjabloon in SpinOffice (voor nieuwe databases).