Contact opnemen

Stel een vraag »

Auto archivering

De volgende FAQ's bieden informatie over de archiverings-functie.

Hoe werkt het archief in SpinOffice?
Iedere relatie heeft in SpinOffice zijn eigen persoonlijke archief, dat is te vinden achter de relatiekaart (tab 'Archief'). Het archief geeft een chronologisch overzicht van alle correspondentie die heeft plaatsgevonden. Dus alle e-mailberichten, bijlagen, open en afgeronde taken, notities, offertes, facturen en alle andere bestanden die gekoppeld zijn aan deze relatie. Deze koppeling kunt u bij ieder nieuw bericht, taak, afspraak etc. maken. Wanneer er een e-mail in uw Postva...
Worden al mijn e-mails automatisch gekoppeld & gearchiveerd?
Jazeker! Op basis van het e-mailadres wordt het bericht bij binnenkomst automatisch gekoppeld aan de desbetreffende relatie. U kunt vervolgens na beantwoording/behandeling de mail: afronden; de mail verdwijnt uit uw Postvak IN en is de mail nog wel zichtbaar in het archief van de relatie.  verwijderen; de mail verdwijnt uit uw Postvak IN en belandt in de prullenbak. Het bericht is niet terug te vinden in het archief van de relatie.  Zelfs wanneer u uw e-mail voor het eerst configur...
Hoe kan ik bestanden importeren en deze koppelen aan relaties?
Op verschillende plekken binnen de applicatie is het mogelijk om bestanden te importeren en te koppelen aan een relatie met het als doel het opbouwen van een degelijk klantenbestand.   Lokale bestanden importeren (bijvoorbeeld documenten, PDF's, afbeeldingen, spreadsheets) en deze koppelen aan relaties: Ga naar relatiekaart van de persoon waarvoor u iets wilt importeren. Drag & drop één of meerdere lokale bestanden vanaf uw bureaublad / Finder in de relatiekaart of in het arc...
Hoe koppel ik een e-mail naar één of meer relaties?
In uw Postvak IN: Gebruik de rechter muisknop (of twee vingers trackpad klikken) op een inkomend e-mailbericht en kies 'Relatie koppeling' in het menu dat verschijnt. Een pop-up wordt getoond waarin elke relatie in uw database kan worden doorzocht (op basis van bedrijfsnaam of naam van de relatie) en kan worden gekoppeld en ontkoppeld aan het betreffende bericht. Het bericht wordt daarna opgeslagen in ieders archief.  Wanneer u 'Geselecteerde relatie(s) ook koppelen aan h...
Hoe kan ik e-mails aan een dossier toevoegen?
Gebruik dossiers om informatie in op te slaan en zodoende later gemakkelijker terug te vinden. Niet alleen e-mails en bestanden / documenten kunnen in een dossier gearchiveerd worden maar ook taken, memo's, agenda afspraken en geschreven tijd (in Pro). Door middel van dossiertypen kunt u aangeven wat de inhoud betreft, dit maakt het later terugzoeken nog gemakkelijker. Voorbeelden van veel gebruikte dossiertypes zijn service, ondersteuning, verkoop, offertes, projecten, bezoeken, factur...