AI in SpinOffice (1)

SpinOffice heeft AI-functies waarmee je e-mail sneller leest, beantwoordt en vertaalt. Jij bepaalt altijd wat er wordt verstuurd: de AI verstuurt nooit zelf een bericht. In de video hieronder zie je hoe het werkt. AI bij een binnengekomen mail Open een mail in je Postvak IN. Onder het onderwerp staat een oranje lijn met ronde knoppen. Welke knoppen je ziet, hangt af van de mail. AI-samenvatting (lampje): de AI vat een lange mail samen in het onderwerp. Zo zie je in de lijst meteen waar de mail over gaat. Wil je het oorspronkelijke onderwerp zien? Klik dan links op de lijn op het oog. Met het potlood pas je het onderwerp zelf aan. Antwoord (pijl): er staat meteen een conceptantwoord klaar, gebaseerd op de mail die je hebt ontvangen. Je past het aan of verstuurt het. SmartReply (toverstaf): beschrijf in één zin wat je wilt antwoorden, bijvoorbeeld "Bedanken en aangeven dat ik later deze week reageer". SmartReply schrijft er een volledige mail van. Vertaal: vertaalt de mail die je hebt ontvangen. Antwoord allen: een conceptantwoord aan alle ontvangers. Wil je zonder AI antwoorden? Gebruik dan de knop Antwoord in de blauwe balk bovenaan. Je krijgt dan een leeg antwoord met je sjabloon. AI bij het schrijven van een mail: SmartMail Schrijf je zelf een mail, nieuw of als antwoord? Rechts naast het tekstvak staat een oranje knop. Klik erop voor het SmartMail-menu: SmartReply: laat een mail schrijven op basis van één zin; Vertaal: vertaalt je tekst met één klik naar het Engels, Frans of Duits; Verbeter: verbetert je tekst; Opties: de instellingen van SmartMail. Let op: Alle SmartMail opties zijn van toepassing op het inhoud-blok in het sjabloon.  De aanhef en groet uit je sjabloon blijven intact, ook bij vertalen. Pas die zelf aan of kies een sjabloon in de juiste taal. Lees de tekst van de AI altijd na voordat je hem verstuurt. Microsoft Teams-gesprekken (Pro+) Werk je met Microsoft Teams? Dan maakt SpinOffice van het gesprek een transcriptie, een samenvatting, actiepunten en een opvolgmail, gekoppeld aan de relatie. De beheerder zet dit aan via Beheer → AI-instellingen → Transcripties. Instellingen voor beheerders Een beheerder vindt de instellingen via het menu (☰) Beheer → AI-instellingen: AI-functionaliteiten geactiveerd: zet AI aan of uit voor de hele organisatie. Maximum aantal woorden van de AI-samenvatting (3 tot 30). Gebruik vertaling van samenvatting. Automatische samenvatting van inkomende e-mails en van uitgaande e-mails. Deze opties staan standaard uit. Staan ze uit, dan maakt de AI alleen een samenvatting als je erom vraagt. Ik zie geen AI-functies Controleer je editie. De AI bij e-mail (AI-samenvatting, Antwoord, SmartReply, Vertaal en Verbeter) zit in de edities vanaf Pro. De AI bij Teams-gesprekken zit in Pro+ en Enterprise. Zie de vergelijking van de edities. Vraag je beheerder of AI-functionaliteiten geactiveerd aanstaat in Beheer → AI-instellingen. Jij houdt de regie De AI verstuurt nooit zelf een bericht. Je gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Je beheerder bepaalt of de AI aanstaat en of samenvattingen automatisch worden gemaakt. SpinOffice heeft geen chatbot of AI-agent voor je website. Privacy en beveiliging De AI-functies werken via een beveiligde koppeling met OpenAI. Alle communicatie loopt via versleutelde verbindingen (SSL/TLS). Zet geen zeer gevoelige informatie in een prompt. Meer hierover in het AI-gebruiksbeleid. In ontwikkeling SpinOffice werkt aan verdere AI-toepassingen, zoals het signaleren van slapende klanten en tips voor leadopvolging, met als ambitie een proactieve CRM-assistent. Dit is nog in ontwikkeling en geen toezegging over wat of wanneer iets beschikbaar komt.