E-mails koppelen aan relaties

SpinOffice koppelt e-mails automatisch aan de juiste relatie. Soms wil je dat zelf doen, bijvoorbeeld bij een onbekende afzender of als een e-mail bij meer relaties hoort.

Automatisch koppelen

Komt er een e-mail binnen van een e-mailadres dat bij een relatie hoort? Dan koppelt SpinOffice de e-mail automatisch aan die relatie. Hij staat dan in het archief van de relatie. Dat geldt ook voor e-mails die je verstuurt.

Koppel je je mailbox voor het eerst, dan worden al je bestaande e-mails opgehaald en gekoppeld aan de relaties die SpinOffice kent.

Afronden of verwijderen

• Rond af: de e-mail verdwijnt uit je Postvak IN, maar blijft in het archief van de relatie.
• Verwijder: de e-mail gaat naar de prullenbak en staat niet meer in het archief.

Twijfel je? Kies dan voor Rond af.

Een e-mail van een onbekende afzender

Kent SpinOffice het e-mailadres niet, dan zie je een vraagteken bij de e-mail. Je hebt twee keuzes.

Een nieuwe relatie maken

1. Klik op ☰ naast de e-mail en kies Voeg relatie toe.
2. Vul de gegevens van de relatie in.
3. Laat Koppel bestaande e-mailberichten aan deze relatie aangevinkt. Dan komen ook eerdere e-mails van dit adres in het archief.
4. Klik op Opslaan.

Koppelen aan een bestaande relatie

Hoort het e-mailadres bij iemand die al in SpinOffice staat, bijvoorbeeld een tweede adres?

1. Klik op ☰ naast de e-mail en kies Relatiekoppeling. In je Postvak IN staat die onder Koppelingen.
2. Zoek de relatie en dubbelklik erop. De relatie staat nu bij Gekoppelde relaties.
3. Vink Geselecteerde relatie(s) ook koppelen aan het e-mailadres aan als alle e-mails van dit adres voortaan bij deze relatie moeten komen.
4. Klik op Opslaan.

Let op: met dat vinkje worden alle e-mails van en naar dit adres aan de relatie gekoppeld. Wil je dat terugdraaien? Haal dan het e-mailadres weg bij de relatie.

Eén e-mail aan meer relaties koppelen

Gaat een e-mail ook over een andere relatie? Koppel dan alleen die e-mail, niet het e-mailadres.

1. Klik op ☰ naast de e-mail en kies Relatiekoppeling. In je Postvak IN staat die onder Koppelingen.
2. Zoek de relatie of relaties en dubbelklik erop.
3. Klik op Opslaan.

De e-mail staat nu ook in het archief van die relaties.

Een e-mail aan een dossier koppelen gaat op dezelfde manier, met Dossierkoppeling. Lees meer: Dossiers