Hoe kan ik mijn Pro-account opzeggen / annuleren?
We bieden twee verschillende betaalde licenties. Per licentietype verschillen de opzegtermijn en mogelijkheden. Welk type licentie u heeft, vindt u in het licentie-dashboard. Pro-licentie Deze licenties worden per jaar vooruit betaald en niet automatisch verlengd. Wanneer een licentie verloopt, ontvangt u van ons tijdig bericht deze te verlengen in het licentie-dashboard d.m.v. betaling via iDEAL, Mollie of eventuele andere betaalmethode. Tussentijds gedurende de licentieperiode opzeggen kan niet; de looptijd is altijd een jaar na aanschaf. Niet-verlengde licenties worden omgezet naar alleen-lezen. Enterprise-licentie Een Enterprise-licentie is opzegbaar minimaal drie (3) maanden vóór de datum van de factuur voor de volgende termijn. U kunt de opzegging per mail sturen naar info@spinoffice-crm.com. Waarom moet u op deze manier uw Enterprise-licentie opzeggen? Wij willen dat u tijdig opzegt, omdat wij anders (financiële) verplichtingen aangaan voor uw CRM account. Wij willen dat u schriftelijk opzegt, omdat het om uw belangrijke (klant)gegevens gaat. Wij vinden het onze plicht en uw recht om hier uiterst zorgvuldig mee om te gaan en wij kunnen het ons niet veroorloven één fout te maken. Wij doen dit dus in het belang van u en alle andere klanten! Inmiddels maken duizenden bedrijven gebruik van SpinOffice CRM. Om er voor te zorgen dat alles voor onze klanten goed geregeld is (beschikbaarheid, beveiliging, toegang, gratis data opslag én ondersteuning e.d.), moeten we streng zijn in het hanteren van onze voorwaarden en procedures. Toegang na afloop van betaalde licenties Wanneer alle Pro-of Enterprise licenties zijn verlopen dan wordt de database omgezet naar een alleen-lezen modus waarin u uw relaties en bestanden altijd nog wel kunt bekijken en exporteren maar niet meer kunt e-mailen en/of bestanden, documenten, taken/afspraken kunt toevoegen. Uw database en dus uw gegevens worden na een periode 120 dagen van geen activiteit verwijderd. Database verwijdering Wilt u tussentijds de database verwijderen? Dat kan. Lees hier hoe dit werkt.
Gewijzigd op Thu, 18 Apr 2024 om 04:43 PM
Hoe verander ik mijn login e-mailadres / gebruikersnaam?
Doorloop de volgende stappen om het e-mailadres aan te passen waarmee u inlogt. Klik op het 'hamburger'-pictogram, ofwel het hoofdmenu, linksboven. Ga naar Beheer -> Gebruikersinstellingen. U komt op uw gebruikersprofiel. Aan de linkerkant vindt u Login e-mail. Vul hier uw nieuwe gewenste e-mailadres in dat u wilt gebruiken om in het vervolg mee in te loggen. Klik Opslaan om te bevestigen. Het scherm wordt automatisch gesloten. Vanaf nu is het nieuwe e-mailadres van toepassing bij inloggen op zowel de desktop-, web- en mobiele app versie.
Gewijzigd op Tue, 16 Apr 2024 om 02:56 PM
Hoe kan ik mijn SpinOffice database verwijderen?
Alle Limited-databases worden automatisch verwijderd na 120 dagen inactiviteit. Maar maakt u geen zorgen, we informeren u meermaals voordat we daadwerkelijk tot verwijdering overgaan. Daarnaast kunt u zelf uw database verwijderen. Database verwijderen Indien u niet tevreden bent over SpinOffice of u heeft een andere oplossing gevonden, dan is er de mogelijkheid om uw database te verwijderen. Deze optie is te vinden onder menu-opties Beheer -> CRM-voorkeuren, het tabblad Verwijderen. Na het verstrekken van enkele details, kunt u een verzoek indienen om uw database te verwijderen. We zullen uw aanvraag verifiëren en u een bevestigingsmail sturen. U kunt SpinOffice nog 30 dagen gebruiken en u heeft de mogelijkheid om het verwijderingsverzoek tijdens deze periode te annuleren. Het verwijderingsverzoek annuleren kan ook in dit scherm. Na 31 dagen verwijderen we de database inclusief alle relaties, bestanden, taken en activiteiten. U ontvangt van ons bericht dat de database is verwijderd. Uw e-mailadres wordt nog wel gebruikt voor mailings tot het moment dat u zich hiervoor uitschrijft. Een betaalde (Pro- of Enterprise) database verwijderen De opties Beheer -> CRM-voorkeuren -> Verwijderen is niet beschikbaar in onze betaald versies. Neem contact met ons op en wij activeren op verzoek de optie. Het proces is vervolgens hetzelfde zoals hierboven vermeld.
Gewijzigd op Mon, 25 Mar 2024 om 08:54 AM
Hoe verstuur ik een geplande e-mail?
Verstuur je e-mails wanneer het jou uitkomt. Geplande e-mailberichten zijn erg handig voor als je bepaalde e-mails waaraan tijdens weekenden of avonden nog is gewerkt, op een ideaal tijdstip te versturen, bijvoorbeeld op maandag om 9:00 uur. Hoe werkt het? Maak een nieuw e-mailbericht. Klik je op het pijltje naast Versturen. Kies een voorgestelde optie of kies Stuur later om zelf een gewenste datum en tijdstip te bepalen. Alle geplande e-mailberichten staan klaar in de map Postvak UIT en worden automatisch op het door jouw ingeplande moment verstuurd. Zo simpel is het! Gebruik deze slimme feature en werk nog efficiënter met SpinOffice.
Gewijzigd op Mon, 04 Dec 2023 om 09:51 AM
4. Het archief
Iedere relatie in SpinOffice heeft een eigen archief. Het archief is eigenlijk de verzamelbak van alle correspondentie, bestanden, afspraken, taken, memo’s etc. gekoppeld aan desbetreffende relatie. Binnen het archief kunt dus alle informatie uit het verleden terughalen. Communicatie kan worden gefilterd op type en dossiers kunnen worden aangemaakt om informatie in op te slaan. In dit hoofdstuk komt dit allemaal aan bod. 4.1 Scherm lay-out 4.2 E-mails en bestanden 4.3 Filteren in het archief 4.4 Menu-opties rechter-klik 4.5 Bestanden importeren 4.1 Scherm lay-out Het archief is verdeeld in vier onderdelen. Hieronder leggen we uit wat waar te vinden is. 1: Contact-widget Net als in het relatiescherm vindt u in het archief de contact-widget, maar hier aan de linkerkant. Deze kolom toont de NAW- en contactgegevens, openstaande taken, dossiers etc. Zo ziet u in één oogopslag wat er bij deze relatie speelt. De contact-widget is dus verschillend voor iedere relatie. Net als vanuit het relatiescherm kunt u de informatie aanpassen, of iets toevoegen. Gebruik hiervoor het 'hamburger' pictogram bovenaan de contact-widget. 2: Correspondentie overzicht In dit gedeelte worden alle items die gekoppeld zijn aan deze relatie in chronologische volgorde getoond. Dus alle inkomende en uitgaande e-mails, bijlagen, documenten, taken, agenda items, telefoonnotities, memo’s etc.. Voor afgeronde e-mails en taken staat een vinkje om aan te geven dat dit is afgerond. Alle archief items kunnen vanaf hier geopend worden. En indien u op een item uw rechterklik gebruikt, vindt u veel opties. Die worden in paragraaf 4.4 besproken. 3: Voorvertoningsgedeelte Onder het correspondentie overzicht wordt het geselecteerde bericht getoond. Dit wisselt dus per item dat u aanklikt. 4: Snelle acties Vanuit een archief kunt u heel gemakkelijk de betreffende relatie e-mailen, een document voor aanmaken of een notitie maken. Al deze opties zijn te vinden in de gekleurde header balk. Alle items die worden gemaakt komen uiteraard in het archief terecht. Alle genoemde opties zijn uiteraard ook in het menu te vinden. 4.2 E-mails en bestanden In het archief is een onderscheid gemaakt tussen waar alle berichten (e-mails, taken, afspraken, memo's en notities) te vinden zijn en alle bestanden (bijlagen, geïmporteerde bestanden, documenten). Standaard worden de berichten getoond. Klik op Bestanden om alle bestanden gekoppeld aan de relatie te vinden. Zie hieronder hoe u naar alle bestanden kunt gaan. Gebruik de zoekfunctie rechtsboven in om op inhoud van het archief te zoeken. 4.3 Filteren in het archief In het archief is het mogelijk om alleen alle inkomende berichten of notities te filteren. Klik op de trechter-pictogram naast Type en kies hier de gewenste filter. 4.4 Menu-opties rechter-klik Zoals in het begin van dit hoofdstuk aangegeven zijn er een hoop slimme functies beschikbaar in het archief. Veel van deze functies bevinden zich onder de rechter-klik. De meeste opties spreken voor zich, maar een aantal zullen we uitlichten. Relatiekoppeling: koppel het bericht aan iedere andere relatie in de database. Dossierkoppeling: koppel het bericht of bestand aan een dossier van deze relatie of ieder ander dossier in de database. Taakkoppeling: koppel het bericht aan een bestaande taak. Berichten kunnen dus aan taken worden gekoppeld. Dit maakt een taak nog completer! Gebruikerskoppeling: koppel het bericht aan iedere andere gebruiker binnen de database. Dit kan handig zijn om later terug te vinden is wie er bij betrokken was. En de gebruiker krijgt een notificatie zijn/haar Postvak IN. Converteer naar taak: maak van dit bericht een nieuwe taak. Het bericht wordt bij de taak gevoegd. De taak is uiteraard te vinden in het Kanban-bord. Bekijk logs: hier is te zien wie wanneer wat heeft gedaan met dit bericht. 4.5 Bestanden importeren Ga in het archief naar Bestanden om de gekoppelde bestanden te vinden. Bestanden importeren kan op verschillende manieren. Sleep lokale bestanden vanuit uw bureaublad, Finder (Mac) / Verkenner (Windows) in dit archief-gedeelte om te importeren en dus direct te koppelen aan desbetreffende relatie. Of klik In de bovenbalk op Importeer en selecteer uw bestand/bestanden. Nadat u bestanden heeft geïmporteerd worden ze direct getoond. Gebruik de rechts-klik op een bestand voor diverse opties. Zie hieronder.
Gewijzigd op Thu, 30 Nov 2023 om 01:19 PM
1. Aan de slag met SpinOffice
1.1 Registratie Een gratis registratie voor SpinOffice CRM is mogelijk in de web-app, desktop software of de mobiele app. Web-app Start met SpinOffice CRM door een gratis registratie op de website. Voer uw voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en uw eigen wachtwoord in om uw gratis account aan te maken. U komt direct in uw CRM-omgeving in de webbrowser. Gebruik de web-app om SpinOffice CRM te verkennen, maar download ook de desktop-versie en log daar in om meer uit uw SpinOffice-ervaring te halen. Desktop Wanneer u SpinOffice CRM al op een Windows PC of Mac heeft gedownload, kunt u zich binnen de software registreren. Er wordt direct een versleutelde database aangemaakt. Mobiele app Wanneer u SpinOffice CRM heeft gedownload van de iOS App Store of Google Play store, registreert u zich in de mobiele app en wordt er een versleutelde database voor u aangemaakt. Uw database is toegankelijk vanaf iedere desktop en laptop (macOS 10.13 en later, Windows PC), iOS en Android apparaten, zolang u beschikt over een internetverbinding en de software heeft geïnstalleerd. 1.2 Uw Home dashboard De eerste keer dat u inlogt, komt u in het Home-dashboard. Het bevat verschillende widgets zoals de laatste relaties waarmee u iets hebt gedaan, uw meest recente e-mails, huidige taken en alle aankomende afspraken. Meer widgets zijn beschikbaar via het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek. Doorloop de korte rondleiding en bekijk de introductievideo per widget om te zien wat de feature kan en doet. Binnen elke widget (behalve taken) bieden we de mogelijkheid om gegevens te importeren. Gebruik de importknop of het hamburgerpictogram, menu-optie Importeren binnen de widget. Er zijn een aantal stappen waardoor u uw account snel kunt vullen: Configureer uw e-mail Ga naar de Postvak IN om uw e-mail te configureren middels een wizard die u helpt bij het invoeren van uw inkomende mailserver instellingen. Indien uw account IMAP toestaat worden de inbox map, verzonden items en de prullenbak gesynchroniseerd. Alle e-mails worden bij binnenkomst op basis van het e-mailadres automatisch gekoppeld aan de juiste relatie, en gearchiveerd in het persoonlijke archief van de persoon. Voeg meerdere e-mailaccounts toe via via menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailinstellingen. Importeer bestaande relaties Vanuit bijv. Outlook, LinkedIn, Google of een ander platform dat een export naar .CSV, .XLS of .XLSX formaat toestaat. Een andere optie is de snelle import van Office 365 contacten of uw Mac OS X Contacten. Importeer uw agenda Vanuit Office 365 of Apple Agenda. Nodig collega’s uit Zodat u gezamenlijk in dezelfde database kunt werken en taken, agenda afspraken, acties etc. voor elkaar kunt inplannen. Ga naar menu-optie Nieuw -> Collega’s uitnodigen, iedere uitgenodigde gebruiker ontvangt eigen unieke login gegevens toegestuurd. In de Pro-editie kunnen rollen en rechten per gebruiker worden ingesteld. We helpen u ook met het inrichten van uw account via de telefoon en via chat. Op onze website hebben we beknopte Aan de slag lijst met belangrijke stappen toegevoegd die u kunt nemen om uw database in te richten en een goede start te maken.
Gewijzigd op Thu, 30 Nov 2023 om 11:31 AM