Hallo, hoe kunnen we u helpen?

4. Het archief

Iedere relatie in SpinOffice heeft een eigen archief. Het archief is eigenlijk de verzamelbak van alle correspondentie, bestanden, afspraken, taken, memo’s etc. gekoppeld aan desbetreffende relatie. Binnen het archief kunt dus alle informatie uit het verleden terughalen. Communicatie kan worden gefilterd op type en dossiers kunnen worden aangemaakt om informatie in op te slaan. In dit hoofdstuk komt dit allemaal aan bod. 4.1 Scherm lay-out 4.2 E-mails en bestanden 4.3 Filteren in het archief 4.4 Menu-opties rechter-klik 4.5 Bestanden importeren 4.1 Scherm lay-out Het archief is verdeeld in vier onderdelen. Hieronder leggen we uit wat waar te vinden is. 1: Contact-widget Net als in het relatiescherm vindt u in het archief de contact-widget, maar hier aan de linkerkant. Deze kolom toont de NAW- en contactgegevens, openstaande taken, dossiers etc. Zo ziet u in één oogopslag wat er bij deze relatie speelt. De contact-widget is dus verschillend voor iedere relatie. Net als vanuit het relatiescherm kunt u de informatie aanpassen, of iets toevoegen. Gebruik hiervoor het 'hamburger' pictogram bovenaan de contact-widget. 2: Correspondentie overzicht In dit gedeelte worden alle items die gekoppeld zijn aan deze relatie in chronologische volgorde getoond. Dus alle inkomende en uitgaande e-mails, bijlagen, documenten, taken, agenda items, telefoonnotities, memo’s etc.. Voor afgeronde e-mails en taken staat een vinkje om aan te geven dat dit is afgerond. Alle archief items kunnen vanaf hier geopend worden. En indien u op een item uw rechterklik gebruikt, vindt u veel opties. Die worden in paragraaf 4.4 besproken. 3: Voorvertoningsgedeelte Onder het correspondentie overzicht wordt het geselecteerde bericht getoond. Dit wisselt dus per item dat u aanklikt. 4: Snelle acties Vanuit een archief kunt u heel gemakkelijk de betreffende relatie e-mailen, een document voor aanmaken of een notitie maken. Al deze opties zijn te vinden in de gekleurde header balk. Alle items die worden gemaakt komen uiteraard in het archief terecht. Alle genoemde opties zijn uiteraard ook in het menu te vinden. 4.2 E-mails en bestanden In het archief is een onderscheid gemaakt tussen waar alle berichten (e-mails, taken, afspraken, memo's en notities) te vinden zijn en alle bestanden (bijlagen, geïmporteerde bestanden, documenten). Standaard worden de berichten getoond. Klik op Bestanden om alle bestanden gekoppeld aan de relatie te vinden. Zie hieronder hoe u naar alle bestanden kunt gaan. Gebruik de zoekfunctie rechtsboven in om op inhoud van het archief te zoeken. 4.3 Filteren in het archief In het archief is het mogelijk om alleen alle inkomende berichten of notities te filteren. Klik op de trechter-pictogram naast Type en kies hier de gewenste filter. 4.4 Menu-opties rechter-klik Zoals in het begin van dit hoofdstuk aangegeven zijn er een hoop slimme functies beschikbaar in het archief. Veel van deze functies bevinden zich onder de rechter-klik. De meeste opties spreken voor zich, maar een aantal zullen we uitlichten. Relatiekoppeling: koppel het bericht aan iedere andere relatie in de database. Dossierkoppeling: koppel het bericht of bestand aan een dossier van deze relatie of ieder ander dossier in de database. Taakkoppeling: koppel het bericht aan een bestaande taak. Berichten kunnen dus aan taken worden gekoppeld. Dit maakt een taak nog completer! Gebruikerskoppeling: koppel het bericht aan iedere andere gebruiker binnen de database. Dit kan handig zijn om later terug te vinden is wie er bij betrokken was. En de gebruiker krijgt een notificatie zijn/haar Postvak IN. Converteer naar taak: maak van dit bericht een nieuwe taak. Het bericht wordt bij de taak gevoegd. De taak is uiteraard te vinden in het Kanban-bord. Bekijk logs: hier is te zien wie wanneer wat heeft gedaan met dit bericht. 4.5 Bestanden importeren Ga in het archief naar Bestanden om de gekoppelde bestanden te vinden. Bestanden importeren kan op verschillende manieren. Sleep lokale bestanden vanuit uw bureaublad, Finder (Mac) / Verkenner (Windows) in dit archief-gedeelte om te importeren en dus direct te koppelen aan desbetreffende relatie. Of klik In de bovenbalk op Importeer en selecteer uw bestand/bestanden. Nadat u bestanden heeft geïmporteerd worden ze direct getoond. Gebruik de rechts-klik op een bestand voor diverse opties. Zie hieronder. 

Gewijzigd op Di, 14 Jan om 4:40 PM

3. Het relatiescherm

3.1 Scherm lay-out 3.2 Relaties toevoegen 3.3 Namen & adresgegevens aanpassen 3.4 Contactgegevens toevoegen, aanpassen of verwijderen 3.5 Labels 3.6 Relaties verwijderen / samenvoegen 3.7 Relaties opzoeken 3.8 Relaties filteren 3.9 Groepsmailings gebaseerd op filters 3.10 Massa relatie-aanpassing 3.11 Relatietypes 3.12 Relaties synchroniseren 3.1 Scherm layout Een van de belangrijkste schermen is de relatielijst, waar alle relaties in de database te vinden zijn. De relatielijst bevat, naast alle relaties en bijbehorende NAW-gegevens, alle relevante informatie van de geselecteerde relatie. Dit is te vinden aan de rechterkant van het scherm. Iedere relatie heeft een eigen archief; hier kan u naartoe navigeren door op de naam van de relatie in de lijst te klikken. In de volgende paragrafen bespreken we alle functies die het relatielijst-scherm omvat. Eerst beginnen we met een indeling van het scherm. Het relatielijst-scherm in verdeeld in twee onderdelen. 1. Relatielijst Hier zijn alle relaties in de database te vinden. Gebruik de zoekfunctie bovenaan om relaties te zoeken. Aan de rechterkant vindt u alle NAW-gegevens, labels, open taken/dossiers etc. van de geselecteerde relatie. Bij punt 2. zullen we dit verder toelichten. De relaties staan niet in alfabetische volgorde, maar op een slimme ranking op basis van laatste interacties. U kunt de kolommen aanpassen door te gaan naar het tandwiel rechtsboven in en dan Widget aanpassen -> Beheer kolommen. Dubbel-klik op een naam om het archief van de betreffende relatie te openen. En gebruik de rechts-klik op een relatie om snelle acties te doen zoals de contactgegevens aan te passen, een e-mail te sturen of een taak te maken. 2. Contact-widget Aan de rechterkant vindt u de contact-widget. Naast alle NAW- en contactgegevens ziet u in één oogopslag wat er bij deze geselecteerde relatie speelt. De rechterkant verschilt dus per geselecteerde relatie. Voeg gemakkelijk relatiegegevens toe via het '+', voeg labels toe of pas informatie (zoals info-velden en extra details) gemakkelijk aan via het Wijzig pictogram. We noemen alle verschillende onderdelen aan de rechterkant 'widgets'. Per widget kunt u dus de informatie voor de betreffende relatie aanpassen of invullen.  Wilt u de volgorde en zichtbaarheid van de gehele rechterkant, de contact-widget aanpassen? Dat kan. Klik op het tandwiel rechtsboven in en kies Widget aanpassen -> Contact widget. 3. Headerbalk-opties Linksboven in het scherm vindt u snelle opties zoals Voeg relatie toe om handmatig een nieuwe relatie toe te voegen en daarnaast de optie Filter relaties. Verder in dit hoofdstuk (paragraaf 3.8) bespreken we deze optie uitgebreid. Rechtsboven ziet u het 'tandwiel'-pictogram. Hier zijn verschillende instellingen v.w.b. het relatiescherm te vinden. Het zijn allemaal persoonlijke instellingen en gelden dus alleen voor u. Een belangrijke die wij willen uitlichten is Wijzig widget. Hier kunt u o.a. de volgorde van de contact-widget aanpassen. Sleep de onderdelen in de gewenste volgorde en vind aan/uit om wel of niet te tonen.  3.2 Relaties toevoegen In SpinOffice kunt u relaties op verschillende manieren toevoegen (via een import, handmatig, op basis van inkomende e-mail), in verschillende hoeveelheden (meerderen of individueel) en op verschillende plekken (relatiescherm, postvak in). We zullen de verschillende mogelijkheden bespreken.  3.2.1. Bestaande relaties importeren Importeer bestaande zakelijke en persoonlijke contacten uit verschillende bronnen. Welke bronnen zijn beschikbaar? Zie onderstaande opties. U vindt de importopties binnen uw Home Dashboard, dan binnen de Relaties widget het hamburger icoon, menu-optie Importeer relaties.  Dezelfde importopties zijn uiteraard ook te vinden binnen het hoofdmenu, optie Extra -> Importeren -> Relaties. Alle geïmporteerde relaties komen meteen netjes in uw relatielijst terecht. Apple Contacten:  Deze optie is alleen beschikbaar voor Mac-gebruikers. Zodra u op de knop klikt, importeert SpinOffice al uw contacten inclusief hun contactgegevens. Op de mobiele iOS-app bevindt de optie zich in de rechterbovenhoek. Office 365 Contacten:  Met een druk op de knop worden alle contactpersonen, inclusief contactgegevens, adressen en notities in SpinOffice geïmporteerd. U koppelt eenmalig uw Office 365 account met SpinOffice en SpinOffice doet de rest! Let op, dit is een import en geen sync. Dat is ook mogelijk. Deze optie is te vinden binnen het hoofdmenu, optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie. .CSV of .XLS bestand: Selecteer de optie 'CSV, XLS of .XSLX formaat' en upload uw gegevensbestand van uw lokale computer. Het enige wat u hoeft te doen is een match te maken tussen de kolommen van uw Excel-bestand en het gewenste SpinOffice veld. De applicatie helpt u per kolom in dit proces. Bepaal ook het relatietype dat de relaties moeten krijgen. Indien dat niet wordt aangegeven dan is dat standaard 'Import'. Het is mogelijk om via een massa-aanpassing dit achteraf aan te passen indien nodig. (Opmerking: Om het land-veld te kunnen importeren, zorg er dan voor dat de Excel kolom "Land" de twee letters ISO-landcodes bevat. Voor de volledige landenlijst: https://countrycode.org) Mailchimp In de Pro-versie kunt u Mailchimp verbinden door een Mailchimp API-sleutel op te geven en een mailinglijst te selecteren om te importeren. 3.2.2. Individuele relaties toevoegen Op diverse plekken in het mogelijk om een relatie toe te voegen. Bijvoorbeeld vanuit: Het relatiescherm: kies Voeg relatie toe bovenaan het relatiescherm. Uw Postvak IN: wanneer u een e-mail ontvangt van een onbekende relatie in SpinOffice, kunt u deze. Het hoofdmenu: optie Nieuw -> Relatie. In alle gevallen wordt het volgende scherm getoond. Vul de relevante informatie in en ga naar de subitems aan de linkerkant om meer informatie over de contactpersoon toe te voegen, zoals de info-velden en de gewenste labels. In het veld ‘Relatietype’ bovenaan geeft u aan welk type contact u wilt toevoegen. Bijvoorbeeld een bedrijf, leverancier, persoonlijke vriend, prospect etc. Maak uw eigen relatietypes via het hoofdmenu optie Beheer -> Relatietype. Wanneer u een e-mailadres aan de nieuwe relatie toevoegt, gebruik dan "Koppel alle e-mailberichten aan deze relatie" als u ook alle e-mails in het archief wilt hebben. Vink het selectievakje aan en SpinOffice verzamelt alle e-mails in de database en slaat ze op in het archief van deze relatie. Standaard staat deze instelling aangevinkt. Als u alle gegevens van de contactpersoon heeft ingevuld, klikt u op Opslaan en SpinOffice zal een nieuwe relatie maken en deze aan de database toevoegen. Nieuwe relaties krijgen dus een eigen relatiekaart waar u alle relevante informatie kwijt kunt en daarnaast een archief waar alle communicatie terecht komt. 3.3 Namen & adresgegevens aanpassen Overal waar de relatie staat vermeld, kunt u de gegevens van de betreffende relatie aanpassen. Er is altijd een 'humburger'-pictogram te vinden of gebruik de rechts-klik op een relatie en kies Wijzig contactgegevens. Hieronder een voorbeeld op het relatiescherm. Vervolgens komt u in het scherm waar u alle informatie kunt aanpassen. Klik op Opslaan om de wijzigingen te verwerken. 3.4 Contactgegevens toevoegen, aanpassen of verwijderen Alle contactgegevens zoals telefoonnummers, e-mailadressen, fax nummers, websites enzovoorts kunt u, net als naam-en adresgegevens via bovenstaande manier aanpassen. Maar ook binnen de contact-widget van een betreffende relatie kunt u dit gemakkelijk doen. Dat bespreken we hieronder. Contactgegevens toevoegen 1. Klik op het '+' pictogram. 2. Maak een keuze wat u wilt toevoegen. U kunt kiezen uit een e-mailadres, telefoonnummer (incl. fax), website URL toe of kies 'Anders' voor het toevoegen van bijvoorbeeld een Skype naam. 3. SpinOffice vraagt vervolgens om specifieke informatie te geven over de input, dat wordt genoemd als 'Beschrijving'. 4. Indien u ‘Standaard’ uitvinkt wordt de informatie opgeslagen onder ANDERE NUMMERS, en is het indien het een e-mailadres betreft niet vindbaar in de aanhef van een nieuwe e-mail. 5. Het ‘Privé’ vinkje geldt alleen indien e-mailadressen worden toegevoegd: indien ‘Privé’ is aangevinkt dan worden alle berichten van dit adres verborgen voor alle andere gebruikers. 6. Klik op Opslaan om het scherm te sluiten. Alle invoer kan keurig synchroniseren met uw mobiele apparaten. Belangrijk: Het eerste e-mailadres dat staat vermeld wordt als standaard e-mailadres gebruikt voor het versturen van individuele e-mailberichten en voor massamailings. Wilt u een ander e-mailadres als standaard in te stellen? Dat kan!  Gebruik dan de rechterklik op het e-mailadres dat u naar boven wilt verplaatsen en kies Verplaats naar boven. Contactgegevens bewerken Gebruik rechts-klik op het item dat u wilt aanpassen. Kies Wijzig om de informatie te bewerken. Pas de informatie aan en klik op Opslaan.  Contactgegevens verwijderen Gebruik rechts-klik op het item dat u wilt verwijderen. Kies Verwijder. Er wordt om bevestiging gevraagd. En indien u ‘En ontkoppel dit e-mailadres van deze relatie’ aanvinkt dan worden alle gekoppelde berichten ook verwijderd. Anders wordt dit altijd nog op de achtergrond bewaard. Klik op Ok om te bevestigen. Websites en e-mailadressen zijn aanklikbaar. Indien u dus op een e-mailadres klikt dan wordt er een nieuw tabblad geopend met uw standaard e-mailsjabloon. En een website leidt u direct naar uw web browser. 3.5 Labels Gebruik labels om onderscheid te maken tussen relaties en deze te groeperen. Bepaal zelf welke labels u wilt gebruiken voor uw relaties. Maak bijvoorbeeld onderscheid in bepaalde producten of diensten, categorieën, een bepaalde status of klantkenmerken. Geef vervolgens iedere gewenste relatie in uw CRM de juiste label(s). Zo kunt u uw relaties nog efficiënter zoeken, categoriseren en filteren. 3.5.1 Hoe labelt u relaties? Wanneer u een nieuwe relatie toevoegt of bewerkt in SpinOffice, vindt u de labels als tabblad aan de linkerkant van het scherm. Voeg nieuwe of vooraf gedefinieerde labels toe voor deze specifieke relatie. Het is ook mogelijk om direct vanuit het relatiescherm labels toe te voegen.  Doorloop deze stappen: Ga naar het relatiescherm. Zoek de gewenste relatie waarvoor u labels wilt toevoegen. U vindt de labels-widget aan de rechterkant. Voeg zelf de gewenste labels toe door handmatig in te voeren. Of kies uit een dropdown-lijst eerder gekozen labels. Alle toegevoegde labels worden direct getoond. Doorloop uw relaties om labels toe te voegen. U heeft ongelimiteerd aantal labels tot uw beschikking. 3.5.2. Alle labels beheren U kunt zoals gezegd zelf al uw labels bepalen en beheren. Ga naar het hoofdmenu en kies optie Beheer -> Labels. Hier kunt u ongelimiteerd aantal labels toevoegen en verwijderen. Zie hieronder een voorbeeld. Alle labels die u handmatig hebt gebruikt voor relaties, worden ook in dit scherm getoond. Belangrijk: In de Pro- en Enterprise versie heeft u de beschikking over label-groepen. Dit biedt de mogelijkheid om categorieën te maken, en verschillende kleuren te gebruiken. 3.5.3 Relaties zoeken en filteren op basis van labels Het zoeken op labels is heel gemakkelijk.  Begin de zoekopdracht met een hashtag ‘#’ en voer vervolgens het label in.   Hieronder een voorbeeld waarbij we filteren op het label "hot prospect". Bij het intoetsen van #hot wordt het label getoond. Klik hier op en alle relaties met het label "hot prospect" worden gefilterd en getoond. Een andere manier om relaties te filteren is door op een bestaand label bij een relatie een filter op dat betreffende label te maken. Dat gaat als volgt. Ga eerst naar een relatie die het label heeft waarop u wilt filteren. Klik vervolgens op het ‘label’-pictogram naast de getoonde label en kies Filter toepassen. Alle relaties met dit label worden gefilterd en getoond. 3.5.4. Labels verwijderen Uiteraard kan u bij een individuele relatie de label gemakkelijk weghalen door op het ‘label’-pictogram naast de getoonde label te klikken en te kiezen voor Verwijderen. Wilt u een heel label verwijderen?  Ga dan naar menuoptie Beheer -> Labels en verwijder het label. Alle labels bij relaties komen dan te vervallen. 3.6 Relaties verwijderen / samenvoegen 3.6.1 Relaties verwijderen Er zijn verschillende manieren om relaties te verwijderen: een individu in de database, alle relaties van een specifiek relatietype of een gefilterde groep relaties. Een individuele relatie verwijderen: Ga naar het relatiescherm. Zoek de relatie die u wilt verwijderen. Klik er eenmalig om de relatie te selecteren. Gebruik de rechts-klik en kies Verwijder. Klik op Ok om te bevestigen. Alle relaties van hetzelfde relatietype verwijderen: Ga naar het relatiescherm. Klik bovenin het scherm op Filter relaties. Het volgende scherm wordt getoond. Kies als eerste veld 'Relatietype'. In het tweede veld kiest u de voorwaarde, dus bijvoorbeeld "is", "is niet", "bevat" of "bevat niet". Vul bij 'Waarde' het relatietype waarvan u alle relaties wilt wilt verwijderen. Zijn alle drie de velden ingevuld? Klik dan op Filter. Alle relatie van het betreffende relatietype worden getoond. Klik nu op Massa-acties bovenin het scherm. Kies 'Relaties verwijderen' en bevestig. Alle relaties van het betreffende relatietype zijn nu verwijderd. Let op, deze actie kan niet meer door u ongedaan worden. Neem contact met ons op wanneer er relaties moeten worden teruggezet. Een gefilterde groep relaties verwijderen: Dit werkt bijna hetzelfde als hierboven vermeld staat. Maak eerst op het Relatielijst-scherm de gewenste filter van relaties die u wilt verwijderen. Bijvoorbeeld op basis van een label of relatie-veld. (Lees hier alles over filteren) Klik daarna op de optie Massa-acties bovenin het scherm. Kies Verwijder relaties en bevestig. 3.6.2 Relaties samenvoegen Op het relatiescherm, zoek de relatie die u in de database wilt behouden. Dat wordt de 'hoofdrelatie'. Gebruik de rechts-klik op de relatie in de lijst.  Kies Voeg relatie samen. Het volgende scherm wordt getoond. Het eerste veld is de 'hoofdrelatie', die kunt u niet aanpassen. Zoek en vind de dubbele relatie in de database. Deze zal dus verdwijnen. Klik Voeg samen om de contactgegevens en het gehele archief bij de hoofdrelatie toe te voegen. Komt een relatie meer dan twee keer voor in de database, dan zal u bovenstaande stappen een aantal keer moeten doorlopen tot er een relatie overblijft. 3.7 Relaties opzoeken Gebruik het zoekveld aan de linkerkant van het scherm om een relatie te vinden. Alle zoekresultaten worden direct getoond. Alle relaties zijn op een slimme manier gerangschikt en kunnen gevonden worden op voor- of achternaam, bedrijfsnaam of e-mailadres. 3.8 Relaties filteren Filters maken het mogelijk om een gewenst overzicht te krijgen van relaties op basis van een bepaald veld in SpinOffice. Indien u bijvoorbeeld een overzicht wilt hebben van al uw prospects of klanten die zich in hetzelfde land bevinden of na een bepaalde datum in uw database staan? Of wilt u een mailing sturen naar al uw oud-klanten, die voldoen aan een bepaald label. U kunt op ieder veld en label van een relatie filteren. Hoe u dat doet, zullen wij nu uitleggen. Filteren kan op een aantal verschillende plekken. Hieronder ziet u de verschillende manieren. Dit zijn de opties: Bovenaan het scherm: kies Filter relaties bovenin het relatiescherm en bepaal op welk veld u wilt filteren. Maakt zelf de gewenste voorwaarden voor uw selectie; bijvoorbeeld "bedrijfsnaam is...", of "relatietype is...", of "postcode bevat...". Binnen de contact-widget:  kies een filteroptie binnen de contact-widget aan de rechterkant: Klik op de trechter voor de naam om op relatietype, voor-of achternaam te filteren. Klik aan de rechterkant van het gewenste label op het pictogram om te filteren op dit label.  Klik op de trechter naast een info-veld om op deze waarde te filteren. In alle gevallen wordt het filterresultaat getoond op de plek waar normaal uw relaties staan. Zie hieronder. In onderstaande voorbeeld worden de 12 'hot prospects' getoond die dit labels hebben.   Binnen het filterresultaat kunt u nogmaals een of meerder filters toepassen op dezelfde manier en zo uw selectie verkleinen.  Filteren is een enorm krachtige functie binnen SpinOffice waar u veel mee kunt en die veel gebruikt wordt. Het biedt u de mogelijkheid om snel selecties te maken die u vervolgens een persoonlijke mailing kunt sturen. 3.9 Groepsmailings gebaseerd op filters Het versturen van massa-mailing of groepsmailings is alleen beschikbaar in Pro- en Enterprise-versie. Om een groepsmaling te maken, dient u eerst een filter te maken zoals beschreven in voorgaande paragraaf. Heeft u dat gedaan, en heeft u een filterresultaat op het relatiescherm? Dan doorloopt u de volgende stappen: Klik op Massa-acties bovenin het relatiescherm: De volgende opties worden getoond: Kies Verstuur groepsmailing. Er wordt een nieuw scherm geopend waar u een bericht kunt typen in het standaardsjabloon. Vul het sjabloon met content of kies onderaan een bestaand e-mailsjabloon. Zorg ervoor dat u een onderwerp invult. Dat is verplicht. Dit is tevens het onderwerp zoals de ontvangers dit zien. Bovenaan kunt u de afzender aanpassen, onderaan de optie om de mailing als privé-bericht te versturen. Is het sjabloon gereed voor verzenden? Klik dan op Verstuur linksboven. Kies voor Maak concept of Verstuur. Indien u kiest voor Maak concept, dan zijn deze te vinden in de Concepten-map in uw Postvak IN. 3.10 Massa relatie-aanpassing Indien u een relatietype voor meerdere relaties wilt aanpassen of een bepaald label wilt geven, kunt u dat snel en gemakkelijk doen. U maakt als volgt een massa-aanpassing: Filter eerst de relaties die u een andere waarde wilt geven. Het filteren doet u zoals beschreven in paragraaf 3.8. Klik op Massa-acties bovenin het scherm. De volgende opties worden getoond: Kies Massa relatie-aanpassing. Het volgende scherm wordt getoond. Bepaal wat u met het gefilterde relaties wilt doen. In ons voorbeeld de 12 hot prospects. Selecteer een veld dat u wilt invullen of wijzigen voor de gefilterde groep. Klik op Aanpassen om de actie uit te voeren. Na het doorvoeren van de gewenste massa-actie zijn de aanpassingen direct zichtbaar in uw database. Het kunnen maken van filters en de daarbij behorende mogelijkheid tot massa-acties zijn dus een buitengewoon krachtige functie in SpinOffice. 3.11 Relatietypes SpinOffice werkt met relatietypes. Dit is een handige manier om onderscheid te maken tussen de verschillende type relaties die u heeft zoals klanten, prospects, leveranciers, stakeholders etc. U kunt een onbeperkt aantal relatietypes aan de database toevoegen. Ga naar menu-optie Beheer -> Relatietypes om alle relatietypes in uw database te zien. Zie hier een voorbeeld. Klik op '+' aan de rechterkant om een nieuw relatietype toe te voegen. Er wordt onderaan een lege regel toegevoegd waar u een nieuw relatietype kunt toevoegen. Geef een naam en kies een kleur. Klik op Opslaan aan de rechterkant om het item op te slaan en het wordt toegevoegd als relatietype. Nu kunt u het voor iedere relatie in de database gebruiken. Wilt u nu een groep relaties het nieuw toegevoegde relatietype geven? Dat kan heel gemakkelijk! Voer een massale relatie-aanpassing uit op relatie-scherm. 3.11.2 Belangrijke functies van relatietypes Met relatietypes kunt u: Relaties filteren Op het relatiescherm vindt u bovenaan de optie Relaties filteren. Gebruik dat om relaties te filteren op basis van ieder gewenst relatietype. Zo krijgt u gemakkelijk een overzicht van uw klanten, hot prospects of leveranciers. Gebruikerstoegang beheren Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Relatieypes om te bepalen welke gebruiker toegang mag hebben tot welke relatietypes, en dus tot groepen relaties. Lees Rechten & Machtigingen. Bepalen welke relatietypes moeten synchroniseren Ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie om te bepalen welke relatietypes moeten synchroniseren met uw mobiele apparaten. Bij het toevoegen van nieuwe relaties, zowel individu als door massa-import, is het relatietype een verplicht veld om in te vullen. Zoals u kunt zien, is dit een belangrijk veld in de database. Belangrijke opmerking: een relatie in uw database kan maar één relatietype hebben. 3.12 Relaties synchroniseren In zowel de gratis Limited als de Pro editie is het mogelijk om relaties die zich in SpinOffice bevinden te synchroniseren met uw mobiele apparaten (iOS en Android) middels een CardDAV account. Daarnaast kunt u gemakkelijk uw relatie synchroniseren met uw Office 365 contacten. Ga in SpinOffice naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Synchronisatie om dit te activeren.  Ga naar hoofdstuk 14 voor meer informatie. 

Gewijzigd op Di, 14 Jan om 2:23 PM

2. Algemene informatie

SpinOffice helpt u om uw relaties efficiënt, gemakkelijk en goed beveiligd te beheren. Op de lange termijn zal het u echt tijd besparen. Al uw klanten en prospects, e-mails en afspraken, taken en memo’s, documenten en dossiers worden gearchiveerd in één centrale database en zijn beschikbaar voor u en uw collega’s. Ieder bestand of bericht wordt versleuteld opgeslagen in de cloud en alleen u heeft toegang. Indien u met meerdere gebruikers (collega’s) samenwerkt, deelt u alle informatie met elkaar. Maar het is mogelijk om per gebruiker rollen en rechten toe te kennen en op die manier relaties, berichten en functies binnen SpinOffice af te schermen. 2.1 Verschil tusen Limited & Pro-editie 2.2 Een archief voor iedere relatie 2.3 Headerbalk, hoofdmenu & schermvoorkeuren 2.1 Verschil tussen Limited & Pro-editie U heeft de mogelijkheid om geheel vrijblijvend met SpinOffice Limited editie te werken totdat u de 50 items heeft bereikt. Wat is een item? Ieder handmatig toegevoegde relatie, verzonden e-mail, geïmporteerd bestand, document en verzonden bijlagen worden binnen de database gezien als item. Massa import van relaties via Excel of Mac Contacten en inkomende e-mailberichten worden niet gerekend als item. Gebruik SpinOffice Limited editie zolang u wilt om te bepalen of het aansluit bij uw wensen. Configureer uw e-mail, importeer bestaande relaties, maak eigen relatietypes aan met verschillende informatie die zichtbaar moet zijn op een kaart, maak uw eigen e-mailsjablonen, archiveer telefoonnotities en memo’s, creëer filters en gebruik SpinOffice om uw zakelijke mail te versturen. De Pro-versie kost in het eerste jaar € 34,50 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd). Alleen gebruikers met een Pro-licentie zijn volledig operationeel. De Pro licentievergoeding in volgende jaren is € 37,90 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd). Een upgrade naar Pro geeft u:  Upgrade uw gratis licentie(s) naar Pro in het licentie-dashboard. Genoemde prijzen zijn exclusief BTW. 2.2 Een archief voor iedere relatie Het idee achter SpinOffice is dat iedere zakelijke contactpersoon zijn eigen bestand in de database heeft. Het relatiescherm geeft een overzicht van al uw relaties, waar u ze kunt doorzoeken en filteren op vele velden en op verschillende manieren. Iedere relatie heeft ook een eigen archief. Overal in de software werkt het zo: klik op de naam van de relatie of het bedrijf om naar een archief van de betreffende relatie te springen. Dit archief toont, naast de contactgegevens aan de linkerkant, alle eerdere communicatie die u en uw collega's hebben gehad met dit contact. Maar naast alle inkomende en uitgaande e-mails zijn hier ook de taken, notities, afspraken, bijlagen en alle bestanden hier te vinden. 2.3 Headerbalk, hoofdmenu & schermvoorkeuren SpinOffice is beschikbaar op het web, desktop (Windows en Mac) en mobiel. Over het algemeen is de lay-out en zijn de functies op elk platform hetzelfde. Hieronder een voorbeeld van het scherm Relatielijst op een Mac desktop. Bovenaan heeft u scherm-tabbladen om door de belangrijke schermen/functies van de software te navigeren. Er zijn een paar belangrijke punten over de schermtabs: Beheer zelf uw tabbladen die moeten worden geopend wanneer u inlogt. Om dit in te stellen, ga naar menu Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Standaard tabbladen. Zie onder: Sleep ze in de gewenste volgorde en vink de schermen aan die u bij het inloggen geopend wilt hebben. Klik op Opslaan om te bevestigen. De volgende keer dat u inlogt, is de gewenste volgorde van toepassing. Met de Pro-versie kunt u tabbladen buiten het toepassingsvenster slepen, bijvoorbeeld om uw Postvak IN op een ander scherm te openen. Ga hiervoor, ga naar menu-optie Beheer -> Gebruikersinstellingen -> Standaard tabbladen en vink het hokje 'Sta het slepen van tabbladen uit de applicatie toe' aan. Klik op Opslaan  om te bevestigen. De volgende keer dat u inlogt, is de optie van toepassing. Alle nieuwe e-mails, geopende e-mails, telefoonnotities, memo's etcetera die u aanmaakt, verschijnen in een nieuw tabblad. Wanneer u op ‘Verzenden’ of sluiten klikt, wordt het tabblad automatisch gesloten en kunt u verder gaan waar u was. Onder de schermtabs heb je een gekleurde header balk waar je de meest gebruikte menu-items voor dat scherm vindt.  Deze kopbalk heeft voor elk belangrijk scherm een andere kleur: Home-dashboard = grijs Relatielijst = groen Relatie archief = groen Postvak IN = blauw Kanban-bord = oranje Agenda = paars In de header balk is het hoofdmenu aan de linkerkant te vinden. Dit hoofdmenu bevat alle opties en acties waartoe u toegang heeft in uw versie. Ga naar Beheer om de database aan te personaliseren. Lees hier alles over de items in Hoofdstuk 12. Beheer menu-opties. Aan de rechterkant in de header balk zit een tandwiel-pictogram. Hier vindt u de schermvoorkeuren. Dit onderdeel is voor ieder scherm anders en toont alle instellingen die u kunt aanpassen en instellen voor het geselecteerde scherm.  

Gewijzigd op Ma, 13 Jan om 3:55 PM

1. Aan de slag met SpinOffice

1.1 Registratie Een gratis registratie voor SpinOffice CRM is mogelijk in de web-app, desktop software of de mobiele app. WEB-APP Start met SpinOffice CRM door een gratis registratie op de website. Voer uw voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en uw eigen wachtwoord in om uw gratis account aan te maken. U komt direct in uw CRM-omgeving in de webbrowser. Gebruik de web-app om SpinOffice CRM te verkennen, maar download ook de desktop-versie en log daar in om meer uit uw SpinOffice-ervaring te halen. DESKTOP Wanneer u SpinOffice CRM al op een Windows PC of Mac heeft gedownload, kunt u zich binnen de software registreren. Er wordt direct een versleutelde database aangemaakt. MOBIELE APP Wanneer u SpinOffice CRM heeft gedownload van de iOS App Store of Google Play store, registreert u zich in de mobiele app en wordt er een versleutelde database voor u aangemaakt. Uw database is toegankelijk vanaf iedere desktop en laptop (macOS 10.13 en later, Windows PC), iOS en Android apparaten, zolang u beschikt over een internetverbinding en de software heeft geïnstalleerd. 1.2 Uw Home dashboard De eerste keer dat u inlogt, komt u in het Home-dashboard. Het bevat verschillende widgets zoals de laatste relaties waarmee u iets hebt gedaan, uw meest recente e-mails, huidige taken en alle aankomende afspraken. Meer widgets zijn beschikbaar via het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek. Doorloop de korte rondleiding en bekijk de introductievideo per widget om te zien wat de feature kan en doet. Binnen elke widget (behalve taken) bieden we de mogelijkheid om gegevens te importeren. Gebruik de importknop of het hamburgerpictogram, menu-optie Importeren binnen de widget. Er zijn een aantal stappen waardoor u uw account snel kunt vullen: Configureer uw e-mail Ga naar de Postvak IN om uw e-mail te configureren middels een wizard die u helpt bij het invoeren van uw inkomende mailserver instellingen. Indien uw account IMAP toestaat worden de inbox map, verzonden items en de prullenbak gesynchroniseerd. Alle e-mails worden bij binnenkomst op basis van het e-mailadres automatisch gekoppeld aan de juiste relatie, en gearchiveerd in het persoonlijke archief van de persoon. Voeg meerdere e-mailaccounts toe via via menu-optie Beheer -> E-mail -> E-mailinstellingen. Importeer bestaande relaties Vanuit bijv. Outlook, LinkedIn, Google of een ander platform dat een export naar .CSV, .XLS of .XLSX formaat toestaat. Een andere optie is de snelle import van Office 365 contacten of uw Mac OS X Contacten. Importeer uw agenda Vanuit Office 365 of Apple Agenda. Nodig collega’s uit Zodat u gezamenlijk in dezelfde database kunt werken en taken, agenda afspraken, acties etc. voor elkaar kunt inplannen. Ga naar menu-optie Nieuw -> Collega’s uitnodigen, iedere uitgenodigde gebruiker ontvangt eigen unieke login gegevens toegestuurd. In de Pro-editie kunnen rollen en rechten per gebruiker worden ingesteld. We helpen u ook met het inrichten van uw account via de telefoon en via chat. Op onze website hebben we beknopte Aan de slag lijst met belangrijke stappen toegevoegd die u kunt nemen om uw database in te richten en een goede start te maken.

Gewijzigd op Ma, 13 Jan om 2:25 PM

Wat kost een SpinOffice Pro-licentie?

SpinOffice Pro biedt u de volledige functionaliteit om optimaal te profiteren van ons CRM-systeem.   Eerste jaar: € 34,50 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd).   Volgende jaren: € 37,90 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd).   Let op: Alleen gebruikers met een Pro-licentie hebben toegang tot de volledige set functies.   Voordelen van een Pro-licentie Hoe upgraden? U kunt uw gratis licentie(s) eenvoudig upgraden naar Pro via het licentie-dashboard in SpinOffice.   De genoemde prijzen zijn exclusief btw.

Gewijzigd op Di, 31 Dec, 2024 om 1:13 PM

WhatsApp Business integratie

SpinOffice CRM biedt een krachtige integratie met WhatsApp Business. Hiermee kunnen klanten rechtstreeks WhatsApp-berichten sturen die direct in uw Postvak IN verschijnen, zodat u eenvoudig kunt reageren. De integratie loopt direct van Meta Business. Dankzij deze integratie kunt u efficiënter met klanten communiceren, bestanden delen en gebruik maken van WhatsApp-sjablonen. Deze sjablonen worden beheerd in Meta Business Suite. Vereisten Om de WhatsApp Business integratie te activeren, heeft u nodig: Een SpinOffice Pro- of Enterprise licentie. Een Meta Business Suite-account met geldige betaalmethode. Belangrijke aandachtspunten Telefoonnummer: Momenteel kan er slechts één WhatsApp Business-account worden gekoppeld aan SpinOffice. Gebruik een telefoonnummer dat door Meta kan worden geverifieerd via SMS of een telefoongesprek. Wij hebben geen invloed op het verificatieproces van Meta. Huidig gebruik: Wij raden af om een bestaand WhatsApp- of WhatsApp Business-nummer te gebruiken, omdat: Chatgeschiedenis en groepen verloren gaan bij de configuratie. Het nummer tijdens de integratie exclusief in SpinOffice gebruikt kan worden (niet op mobiele telefoons, WhatsApp Web of desktop-apps). Sjablonen: U kunt alleen een gesprek starten met een goedgekeurd WhatsApp-sjabloon. Zodra een klant reageert, kunt u 24 uur lang vrij berichten sturen zonder sjablonen. Voor inkomende conversaties hoef u geen sjabloon te gebruiken. Beheer: Sjablonen maakt en beheert u in Meta Business Suite. Kosten Diverse CRM-aanbieders die een integratie met WhatsApp Business aanbieden, zoals Messagebird, rekenen extra kosten per bericht of gesprek bovenop de kosten die Meta per bericht in rekening brengt. Bij SpinOffice betaalt u geen extra kosten per bericht of gesprek. Vanuit SpinOffice brengen wij voor het gebruik van de integratie jaarlijkse licentiekosten in rekening. Dit bieden we aan in drie verschillende pakketten. Deze zijn afhankelijk van uw wensen en de functionaliteiten die u wenst te gebruiken. U kunt kiezen uit Basic, Pro en Premium. Bekijk hier de prijs-opties. Aan de slag met WhatsApp Business Platform Bent u enthousiast geworden over de mogelijkheden en wilt u starten? Neem contact met ons op. Heeft u al een SpinOffice-account? Ga menu-optie Beheer -> Integraties -> WhatsApp Business en dien een verzoek in om te starten. Bekijk ook het stappenplan WhatsApp Business activeren.

Gewijzigd op Ma, 16 Dec, 2024 om 9:19 AM