Opslag, Back-ups & Beveiliging (10)

Bij de registratie voor SpinOffice dient u uw naam, bedrijfsnaam en e-mailadres in te vullen. We zullen deze informatie nooit aan derden verstrekken. We gebruiken uw contactgegevens wel om per e-mail of telefoon contact met u opnemen als reactie op uw registratie. In onze mailings is er altijd een mogelijkheid om af te melden.

SpinOffice neemt adequate organisatorische en technologische maatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens te waarborgen. SpinOffice deelt absoluut geen informatie met derden. Wij zullen eventuele persoonsgegevens verwerken volgens de wetgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (zoals de Wet bescherming persoonsgegevens en de AVG). SpinOffice deelt geen informatie met derden, behalve wanneer dit wettelijk verplicht is of met uitdrukkelijke toestemming van u. We maken gebruik van Amazon Web Services (AWS) om de applicatieservers to hosten die nodig zijn om SpinOffice CRM kunnen draaien. Alle klantendatabases, e-mailberichten en bestanden worden veilig binnen AWS opgeslagen en beheerd. De twee AWS-datacenters die wij gebruiken zijn gevestigd binnen de EU, ons netwerk is een ‘private network’ waar niemand anders toegang toe heeft. Indien er zich een probleem voordoet binnen een van de twee datacenters, zal de ander alles overnemen en kunt u als gebruiker gewoon doorwerken. Alle Pro- en Enterprise-databases zijn versleuteld met een bedrijfssleutel en elk bestand dat in SpinOffice is opgeslagen, wordt versleuteld opgeslagen. Onze servers worden 24 uur per dag bewaakt. Onze software en infrastructuur krijgt regelmatig een nieuwe beveiligingsupdate. Ons netwerk is beveiligd door een zakelijke firewall van het hoogste niveau, en alle SpinOffice databases gebruiken SSL codering om uw gegevens veilig te bewaren. Bezoek de AVG-pagina op onze website voor meer informatie en veelgestelde vragen van onze klanten m.b.t. beveiliging, de AVG en SpinOffice.

Ja. SpinOffice gebruikt indien mogelijk zelfs het TLS-beveiligingsprotocol voor het verzenden van uw e-mails van en naar bepaalde domeinen en e-mailadressen. Transport Layer Security (TLS) is een beveiligingsprotocol dat e-mails versleutelt voor meer privacy. TLS voorkomt ongeautoriseerde toegang tot e-mails terwijl ze worden verstuurd via een internetverbinding.ss Standaard probeert SpinOffice altijd TLS te gebruiken bij het verzenden van e-mail. Een veilige TLS-verbinding vereist echter dat zowel de afzender als de ontvanger TLS gebruiken. Als de ontvangende server geen TLS gebruikt, levert SpinOffice nog steeds berichten af, maar is de verbinding niet beveiligd. Bij het opstellen van een nieuw bericht in SpinOffice geeft een hangslot aan de rechterkant in de grijze balk bovenaan aan of het bericht met TLS wordt verzonden. Klik hierop om de TLS-status van elke ontvanger van uw e-mail te controleren: groen hangslot: alle ontvangers gebruiken TLS, uw e-mail wordt versleuteld verzonden. rood hangslot: geen van de ontvangers gebruikt TLS, uw e-mail wordt niet versleuteld verzonden. oranje hangslot: sommige ontvangers gebruiken TLS, uw e-mail wordt alleen versleuteld naar die ontvangers verzonden.

Wij maken back-ups van Pro- en Enterprise databases. Van Limited-databases worden geen back-ups gemaakt. Zonder dat u iets hoeft te doen wordt er dagelijks automatisch een externe back-up gemaakt van uw Pro- of Enterprise-database. Deze back-up bevat alle berichten, bestanden en relaties in uw database. Naast een back-up van uw database, worden versies van bestanden en documenten continue opgeslagen. U kunt eerdere versies van een bestand bekijken en herstellen en zien welke persoon specifieke bewerkingen heeft uitgevoerd. SpinOffice houdt snapshots bij van alle wijzigingen die in de afgelopen 5 dagen zijn aangebracht aan bestanden in uw database. Daarna verplaatsen we uw document naar een back-up server voor de komende 100 dagen.

Relaties, documenten, bestanden Indien een gebruiker relaties, documenten of bestanden verwijderd, dan bewaren wij deze nog 30 dagen. Wij doen dit zodat wij eventuele onjuist verwijderde gegevens op verzoek van een klant binnen een afzienbare termijn kunnen terugzetten. Na deze 30 dagen worden de verwijderde gegevens automatisch verwijderd. E-mailberichten Voor verwijderde e-mailberichten geldt dat deze nog 90 dagen in de verwijderde-map blijven staan, daarna bewaren wij deze in back-up voor nogmaals 90 dagen. Daarna worden ze definitief verwijderd van onze server. U kunt de periode van het bewaren van e-mailberichten zelf aanpassen. Ga naar de Auto-clean optie in menu-optie Beheer -> CRM-voorkeuren.  Lees in hoofdstuk 16 Alle opties in CRM-voorkeuren wat de mogelijkheden zijn.

Pro- en Enterprise versie Betaalde accounts worden niet verwijderd zolang er minimaal een Pro-of Enterprise licentie actief is. Wanneer alle licenties zijn verlopen is de periode van 120 dagen waarin u niet inlogt, zoals hierboven vermeld, van toepassing. Alle Pro- en Enterprise databases die zijn verwijderd, bewaren wij nog 30 dagen op een van onze servers binnen Amazon Web Services. Na 30 dagen verwijderen wij definitief uw database en alle gegevens die u erin heeft opgeslagen.

Tweestapsverificatie (ook bekend als 2-factor authenticatie) is een optionele maar zeer aan te bevelen beveiligingsfunctie in een Pro-account. Na activering heeft SpinOffice CRM een zescijferige beveiligingscode nodig naast uw wachtwoord wanneer u inlogt. Stap 1: Activeer 2-factor authenticatie in SpinOffice Log in binnen SpinOffice. Ga naar menu-optie Beheer -> CRM-voorkeuren -> Beveiliging. (Heeft u de optie CRM-voorkeuren niet? Dan heeft u niet voldoende rechten. Vraag dan de accountbeheerder binnen uw database om de optie te activeren) Vink 'Activeer 2-factor authenticatie met Google Authenticator'. Indien ook voor de mobiele app inschakelen, vink dan ook 'Activeer ook voor mobiele app-toegang' aan. Klik op 'Opslaan' om dit voorkeurenscherm te sluiten. Let op: het is dus een aanpassing die voor iedereen geldt! Tweestapsverificatie is nu actief vanaf de eerstvolgende keer dat u of uw collega's inlogt. Stap 2: Download de Google Authenticator app Er zijn verschillende mobiele apps beschikbaar die een unieke tijdgevoelige beveiligingscode kunnen genereren, maar we adviseren u om Google Authenticator te gebruiken om mee in te loggen bij uw SpinOffice-account. Download de Google Authenticator (beschikbaar voor Android/iPhone) Stap 3: Log in binnen SpinOffice en activeer 2-factor authenticatie Doorloop nu de volgende stappen om de 2-factor authenticatie voor SpinOffice te activeren: Open SpinOffice. Voer uw wachtwoord in (stap 1). Er wordt een QR code getoond. Open op uw mobiele telefoon de Google Authenticator app en kies ervoor om een nieuwe account toe te voegen via '+'. Kies de optie 'QR-code scannen'. Gebruik de camera van de telefoon om de QR code op het inlogscherm van SpinOffice te scannen. SpinOffice is nu toegevoegd als account binnen de Google Authenticator app. Voer in SpinOffice de unieke zescijferige beveiligingscode in die de Google Authenticator app voor u heeft gegenereerd. (let op: deze is tijdgevoelig) Klik op 'Verbinden' om toegang te krijgen tot SpinOffice (stap 2). U heeft nu 2-factor authenticatie geactiveerd voor uw account.  Daarna gaat het inloggen als volgt... Open SpinOffice. Voer uw wachtwoord in. Voer de unieke zescijferige beveiligingscode in die de Google Authenticator app voor u heeft gegenereerd. Klik op 'Verbinden' om toegang te krijgen tot SpinOffice. Zolang u beschikt over uw telefoon / Google Authenticator-app, kunt u van computer wisselen en inloggen binnen SpinOffice; nadat u het accountwachtwoord heeft ingevoerd wordt er om een nieuwe verificatiecode gevraagd. Heeft u een nieuwe QR-code nodig? Heeft u een nieuwe telefoon zonder de Google Authenticator app met SpinOffice gekoppeld? Dan moet u de QR-code  resetten. Doorloop dan de volgende stappen: Open SpinOffice. Voer uw wachtwoord in. Kies 'Reset QR per e-mail'. Wij sturen vervolgens een e-mail met een link, klik daar op. SpinOffice toont een nieuwe QR code die u kunt scannen met de Google Authenticator App. Voer de nieuwe zescijferige beveiligingscode in die de Google Authenticator app voor u heeft gegenereerd. Klik op 'Verbinden' om toegang te krijgen tot SpinOffice. Als u uw telefoon verliest en u kunt niet meer inloggen in SpinOffice, dan kunnen collega's met beheerdersrechten tijdelijk de tweestapsverificatie voor alle gebruikers tijdelijk uitschakelen in het CRM voorkeuren scherm. Belangrijk: Wanneer tweestapsverificatie is geactiveerd, kunt u niet meer inloggen met de optie 'wachtwoord onthouden'. Het is ook belangrijk om te beseffen dat u niet langer kunt inloggen binnen SpinOffice zonder uw telefoon in de buurt te hebben.

Alle Limited-databases worden automatisch verwijderd na 120 dagen inactiviteit. Maar maakt u geen zorgen, we informeren u meermaals voordat we daadwerkelijk tot verwijdering overgaan. Daarnaast kunt u zelf uw database verwijderen. Database verwijderen Indien u niet tevreden bent over SpinOffice of u heeft een andere oplossing gevonden, dan is er de mogelijkheid om uw database te verwijderen. Deze optie is te vinden onder menu-opties Beheer -> CRM-voorkeuren, het tabblad Verwijderen. Na het verstrekken van enkele details, kunt u een verzoek indienen om uw database te verwijderen. We zullen uw aanvraag verifiëren en u een bevestigingsmail sturen. U kunt SpinOffice nog 30 dagen gebruiken en u heeft de mogelijkheid om het verwijderingsverzoek tijdens deze periode te annuleren. Het verwijderingsverzoek annuleren kan ook in dit scherm. Na 31 dagen verwijderen we de database inclusief alle relaties, bestanden, taken en activiteiten. U ontvangt van ons bericht dat de database is verwijderd.  Uw e-mailadres wordt nog wel gebruikt voor mailings tot het moment dat u zich hiervoor uitschrijft. Een betaalde (Pro- of Enterprise) database verwijderen De opties Beheer -> CRM-voorkeuren -> Verwijderen is niet beschikbaar in onze betaald versies. Neem contact met ons op en wij activeren op verzoek de optie. Het proces is vervolgens hetzelfde zoals hierboven vermeld.

Zoals in de verwerkersovereenkomst tussen de verwerker (SpinOffice) en de verwerkingsverantwoordelijke (u als klant) is vastgelegd, stellen wij de getroffen klant binnen 24 uur na het ontdekken van een datalek daarvan op de hoogte door het sturen van een e-mail aan de verantwoordelijke contactpersoon bij de verwerkingsverantwoordelijke. SpinOffice zal aan de Verwerkingsverantwoordelijke haar medewerking verlenen om aan de wettelijke verplichtingen inzake de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens te voldoen. Wij verlenen medewerking aan het onderzoek naar het datalek, en wij stellen de verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte van de reeds geïmplementeerde beveiligingsmaatregelen die worden getroffen om de gevolgen van het datalek te beperken en om een herhaling te voorkomen.

Wij zullen alle persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de wetgeving omtrent de verwerking van persoonsgegevens (zoals de Wet bescherming persoonsgegevens en de AVG). SpinOffice deelt geen informatie met derden, behalve wanneer dit wettelijk verplicht is of met uw uitdrukkelijke toestemming. Hierbij een aantal maatregelen die wij u als gebruiker aanbieden om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen en de betrouwbaarheid van gegevens te vergroten. Verwerkersovereenkomst Indien u gebruikmaakt van SpinOffice CRM dan is onze organisatie (Mulberry Garden B.V.) als externe partij de ‘verwerker’ van uw gegevens. Volgends de aankomende AVG-wetgeving is het noodzakelijk om een ‘verwerkersovereenkomst’ af te sluiten met al uw verwerkers. De verwerkersovereenkomst is dus een overeenkomst tussen verantwoordelijke (jullie als klant) en verwerker (wij), waarin wordt vastgelegd hoe de verwerker met de persoonsgegevens moet omgaan. De verantwoordelijkheid voor het hebben van zo’n overeenkomst ligt bij de ‘verwerkingsverantwoordelijke’, maar wij als verwerker hebben een verwerkersovereenkomst voor u opgesteld. Deze wordt door ons beide ondertekend en is direct van toepassing. Wilt u verwerkersovereenkomst met ons afsluiten? Nem dan contact met ons op. Twee-stapsverificatie bij inloggen We hebben met het oog op de AVG een nieuwe feature geïntroduceerd, die het inloggen binnen SpinOffice nog veiliger maakt. Als uw inloggegevens in handen vallen van hackers dan kunnen zij in jullie SpinOffice database alle persoonsgegevens bekijken en downloaden. Met het gebruik van tweestapsverificatie maakt u het echter onmogelijk dat van gehackte inloggegevens misbruik gemaakt kan worden. Er is dan namelijk altijd een extra code nodig die u genereert via een zogenoemde ‘authenticator’ app op uw telefoon. Dit is een optie die beschikbaar is in Pro- en Enterprise. Bekijk voor meer informatie het artikel Hoe kan tweestapsverificatie worden ingesteld in Pro? Periodieke Pentest Ondanks dat alle data versleuteld wordt opgeslagen laten wij periodiek onze software tegen het licht houden om de veiligheid te garanderen. Dit doen wij door het laten uitvoeren van een pentest door een extern gespecialiseerd bureau Penetra Cyber Security. Het doel van een pentest is om inzicht te krijgen in de risico’s en kwetsbaarheden van het onderzochte systeem en om verbeteringen te definiëren voor de beveiliging -met andere woorden, de risico’s en kwetsbaarheden te bestrijden. Bekijk Opslag, Back-up & Beveiliging voor meer gerelateerde artikelen over back-ups, beveiliging en datalekken.