In de gratis limited versie van SpinOffice zijn er twee MS Word document sjablonen beschikbaar. Deze sjablonen kunnen gevuld worden met tekstvelden uit SpinOffice. In the Pro versie kunt u sjablonen bewerken, kopiëren of nieuwe sjablonen toevoegen/importeren.


Document sjablonen gebruiken:

  • document templatesGa naar de relatie voor wie u een document sjabloon wilt maken. 
  • Klik op het kleine grijze pijltje naast het document icoon in de toolbar.
  • Kies het gewenste sjabloon. 
  • Het document wordt automatisch aangemaakt en geopend in MS Office en de inhoud kan worden aangepast.
  • Indien u het opslaat wordt het document weer geüpload naar SpinOffice, waar de laatste versie wordt opgeslagen.
  • Ga naar het archief van de relatie om het document te vinden.



Document sjablonen beheren (in Pro-versie):

  • Via menu-optie Beheer -> Document sjablonen.


Bestaande document sjablonen bewerken:

  • In het sjabloonbeheer, kies 'Open' bovenaan het scherm.
  • Selecteer het document sjabloon naar keuze en klip op de link om het sjabloon te openen.
  • Pas de tekst naar wens aan en update de bestaande bladwijzers (zie hieronder Gebruik Bladwijzers)


Nieuwe document sjablonen maken:

Kies een bestaand sjabloon en gebruik deze als basis voor een nieuw document sjabloon. U hoeft het document niet te openen, maar kies 'Opslaan als' in de SpinOffice menubalk. Geef het document sjabloon een nieuwe naam in en druk op 'Opslaan'.


U kunt ook een MS Word-document importeren en dat document gebruiken als sjabloon in SpinOffice. Om dit te doen, kiest u 'Importeren' in het menu en sla het vervolgens op in SpinOffice. Gebruik vervolgens bladwijzers om SpinOffice te vertellen waar informatie uit SpinOffice geplaatst moet worden. Lees meer over bladwijzers hieronder.


Gebruik Bladwijzers (=Bookmarks) in document sjablonen:

Bladwijzers worden in MS Word gebruikt om te verwijzen naar een locatie in een document. SpinOffice kan deze bladwijzers gebruiken en er vervolgens gegevens uit de database neerzetten. De beste manier om dit te doen is:

  • Voeg tekst toe in het document (bijv. Voornaam)
  • Markeer de tekst
  • Kies Invoegen -> Bladwijzers in het menu van MS Word
  • Voer de gewenste bladwijzer in (zie lijst hieronder)
  • Sla het document op

Wanneer u het document sjabloon nu oproept vanuit SpinOffice dan wordt de ingevoerde tekst vervangen door de gewenste data uit SpinOffice. Let op: elke bladwijzer kan maar eenmaal gekozen worden.


Bladwijzer
Beschrijving
Firstname Firstname of the contact
Lastname
Lastname of the contact
Lastname_incl_prefix
If lastname has a prefix, this is added
Line_Attention
To the attention of line
Contact_type
Contact type
Address_line1
Address line 1
Address_line2
Address line 2
Address_line3
Address line 3
Address_street
Address street
Address_street_number
Address street number
Address_Zipcode
Address zipcode
Address_City
Address city
Address_Country
Address counry
Address_City
Address city
Info_1
Contact info_1
Info_2
Contact info_2
Info_3
Contact info_3
Info_4
Contact info_4
Info_5
Contact info_5
Info_6
Contact info_6
Info_7
Contact info_7
Info_8
Contact info_8
Info_9
Contact info_9
Info_10
Contact info_10
Info_11
Contact info_11
Info_12
Contact info_12
Info_13
Contact info_13
Info_14
Contact info_14
Info_15
Contact info_15
Info_16
Contact info_16
Info_17
Contact info_17
Info_18
Contact info_18
Info_19
Contact info_19
Info_20
Contact info_20
Number_mobile
Contact mobile nr
Number_private
Contact private nr
Number_work
Contact work nr
Number_fax
Contact fax nr
Email
Contact e-mail address
AccManager
Contact account manager
AccManagerSignature
Account manager signature
CreditorNr
Contact number 1
DebitorNR
Contact number 2
Date
Contact DOB
Dear
Dear contact…
Address
Contact address
Address_incl_attention
Contact address incl. attn
Today
Todays date
Project_description
Project description
Project_type
Project type
Project_code
Project activity code
File_description
File description
File_type
File type
My_signature
User signature
My_firstname
User firstname
My_lastname
User lastname
My_mobile
User mobile
My_info_1
User info_1
My_info_2
User info_2
My_info_3
User info_3
My_info_4
User info_4
My_info_5
User info_5
My_info_6
User info_6
My_info_7
User info_7
My_info_8
User info_8
My_info_9
User info_9
My_info_10
User info_10
My_email
User mail address